Salah satu hal tersulit dalam kehidupan kerja profesional seseorang adalah mengatur waktu dengan baik. Untuk Anda yang berprofesi sebagai konsultan atau terpilih sebagai kepala untuk menangani sebuah proyek ataupun dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari, pasti sering menghadapi tuntutan untuk menyelesaikan proyek sesuai tenggang waktu/deadline yang telah diberikan sebelumnya. Tugas yang kelihatannya mudah ini dapat menjadi sulit bila Anda tidak berhati-hati, yang sering kali membuat waktu yang tersedia tidak cukup karena kita meremehkan hal-hal yang terdengar sepele. Ada beberapa cara untuk mengatasi hal ini.
Pertama, hal yang paling penting adalah memahami proyek yang akan Anda tangani. Hal ini mungkin terdengar sangat simpel, namun banyak orang yang tidak menyadarinya. Tapi ada perbedaan yang dalam cara pandang antara klien atau manajer yang memberi tugas dengan Anda sebagai pelaksana tugas mengenai bagaimana cara menyelesaikan sebuah proyek atau bagaimana tampilan yang diharapkan. Ada baiknya Anda bertanya mengenai hal-hal detil seperti, "Apa yang Anda harapkan setelah proyek ini selesai?" "Bagaimana bentuknya setelah selesai?" dan sebagainya. Semakin banyak pertanyaan yang Anda ajkan, semakin besar kemungkinan Anda dan dia (klien/manajer) mampu menyamakan persepsi sehingga bentrokan yang mungkin terjadi mengenai proyek tersebut dapat dihindarkan.
Kedua, bagi proyek tersebut menjadi sub-sub bagian kecil. Bagi tugas tersebut menjadi bagian-bagian kecil yang bisa dikerjakan terpisah, dan selesaikan berdasarkan urutan tugas. Hal ini akan memudahkan Anda dalam penyelesaian tugas, sebab sering kali bila tidak dibagi-bagi, sebuah tugas akan terlihat sangat banyak dan terlalu rumit untuk diselesaikan.
Setelah membuat daftar tugas yang akan dikerjakan, langkah berikutnya adalah mengerjakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Beri tanda check untuk setiap tugas yang telah diselesaikan. Kemudian simak kembali daftar tersebut dengan seksama dan tuliskan berapa banyak waktu yang dibutuhkan sebelumnya untuk menyelesaikan tugas yang sama. Dengan melakukan perbandingan, dapat diketahui sejauh mana Anda telah berhasil memperbaiki diri.
Lalu apa yang harus Anda lakukan dalam merencanakan tugas yang belum pernah dilakukan sebelumnya? Misalkan Anda mendapatkan kontrak sebagai konsultan untuk membuat sebuah situs baru. Mungkin Anda tahu banyak tentang program-program penunjang yang akan digunakan untuk membangun, atau mungkin Anda mahir dalam desain grafis/tampilan situs. Tapi satu hal yang menjadi kekurangan : Anda tidak punya pengalaman membuat situs sendiri, dan untuk melakukannya perlu bantuan orang lain. Untuk mengatasinya, bertanyalah pada teman Anda, siapa tahu ia pernah punya pengalaman membuat situs atau kenal dengan orang lain yang paham tentang seluk-beluk hal satu ini. Biasanya orang yang sudah profesional di bidang ini dengan senang hati akan memberikan masukan atau nasehat.
Yang sulit adalah bila ternyata kita meremehkan tugas yang diberikan, yang pada akhirnya tidak mampu diselesaikan tepat waktu. Kalau sudah begini, kira-kira apa yang harus dilakukan ya? Strategi pertama adalah menuliskan alasan-alasan mengapa keterlambatan itu terjadi, kemudian temuai atasan atau klien Anda untuk bersama-sama mendiskusikannya. Mengakui kesalahan diri sendiri tanpa melakukan pembelaan sangat penting, bila kita mampu melakukannya, biasanya manajer atau klien kita akan berbesar hati memberi maaf (asalkan tidak terlalu sering). Bukan tidak mungkin mereka memberikan masukan baru, sehingga dengan waktu ekstra maka tugas tersebut dapat diselesaikan dengan lebih sempurna dari sebelumnya. Seandainya mereka marah? Terima saja, toh itu adalah kesalahan kita sendiri, yang penting kita sungguh-sungguh berniat menebus kesalahan tersebut. Selamat mencoba!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar